Stadgar för NEXUS

Note

Anmärkning

These are the regulations of NEXUS, meant for reference and information. All paragraphs are commented so that they are easily interpreted and the underlying causes are clear. These regulations build upon the guidelines for regulations given out by the municipality of Huddinge, Första Sparbanken, SVEROK and Sveriges Riksidrottsförbund. This hopefully means that they have been tested so that they "work" and few errors and misunderstandings should occur. Please note that these only exist in Swedish. NB. There may be some errors here but they most probably come from the making of the HTML-version of this document.

Vi har valt att skriva kommentarer till alla stadgar med denna stil så att alla ska kunna förstå vad som sägs utan att behöva fråga en jurist. Dessutom har vi i de nya stadgarna lagt till vissa avsnitt som mer ingående förklarar andra paragrafer. Dessa stadgar bygger på Sveriges Riksidrottsförbunds normalstadgar för idrottsföreningar, Första sparbankens samt SVEROKS och Huddinge kommuns riktlinjer för föreningsstadgar. Detta betyder att de är väl beprövade och få fel eller missförstånd bör uppstå. Det kan förekomma eventuelle fel, men de härstammar troligen från skapandet av HTML-versionen av detta dokument.

Föreningen, dess syfte och verksamhet

§1 Föreningens namn är NEXUS.
I denna paragraf syns föreningens namn.

§2 NEXUS är en idéell förening.
Denna paragraf säger att NEXUS är idéell dvs att föreningen inte finns till för att främja medlemmarnas privatekonomi.

§3 NEXUS är religiöst och politiskt obunden.
Här är en paragraf som bara finns med för sakens skull. Den finns med för att föreningen inte ska få en religiös eller politisk prägel senare. Den är även ett krav från SVEROKs sida. Vi tar självklart emot religiöst eller politiskt engagerade personer men deras personliga liv och föreningens skall hållas ifrån varandra.

§4 Föreningens inriktning är sällskapsspel med tonvikten på rollspel och relaterade verksamheter. Föreningen skall också ha till uppgift att främja rollspel / sällskapsspel genom att sprida information om rollspel och att sålunda bidra till en positiv syn på rollspel / sällskapsspel från samhällets sida.
Här står det att vi spelar alla typer av spel, såväl strategi- och roll- som vanliga sällskapsspel. Paragrafen ger oss även möjlighet att syssla med tex figurmålning, panoramabyggen, live roleplaying eller andra saker som ofta anknyts till dessa.

§5 Föreningen har sitt säte i Huddinge.
Den här paragrafen finns med här för att visa var NEXUS "hemmabas" finns. Vi accepterar självklart medlemmar som kommer ifrån andra delar av världen men vi har vår "hemmahamn" i Huddinge.

Medlemmen

§6 Den som instämmer i föreningens syften kan bli medlem i föreningen.
Att instämma i föreningens syften betyder att man godtar stadgarna och följer dem.

§7 Medlem intages i föreningen efter ansökan, som skall vara åtföljd av medlemsavgift.
Här står att ingen kan bli medlem utan att själv be om att få bli det samt att betala medlemsavgifter. Undantag finns i paragraf 11.

§8 Medlemmen är skyldig att betala medlemsavgift för varje verksamhetsår.
Här står det att en medlem måste betala medlemsavgift varje verksamhetsperiod eller åka ut ur föreningen.

§9 Årsmötet kan ge personen som de anser gjort sig förtjänta ett hedersmedlemskap. Dessa medlemmar behöver inte betala medlemsavgift utan åtnjuter ändå alla medlemmarnas förmåner. Årsmötet utser längden på hedersmedlemskapet (valfritt antal hela år eller livstid). En hedersmedlem kan inte bli utesluten, han kan dock efter beslut av medlemsmöte förlora sitt hedersmedlemskap och därigenom gå ut ur föreningen.
På årsmötet kan man utse hedersmedlemmar. Dessa brukar vara personer som har gjort något för föreningen eller på annat sätt bidragit/bidrar till föreningens bättre. Man skall dock ta det lugnt med att utse hedersmedlemmar då man inte får några inkomster från dem utan bara utgifter.

§10 Medlemmen är skyldig att uppge för föreningen nödvändiga personuppgifter.
Medlemmarna måste ange sådana saker som namn, födelsedatum och adress för att föreningen skall fungera. Ibland krävs även telefonnummer.

§11 Om en medlem motarbetar föreningen eller dess syfte kan medlemmen uteslutas. Beslut om uteslutning tages av korrekt kallat möte med kvalificerad majoritet (66%).
Här är en paragraf som förhoppningsvis aldrig skall behöva användas. Med motarbeta avses allt som kan skada NEXUS, antingen dess anseende, arbete, medlemmar, tillhörigheter eller dylikt.

§12 Om medlemmen inte uppfyller sina skyldigheter kan han uteslutas eller av praktiska skäl förlora hela eller delar av sina förmåner som medlem. Istället för uteslutning ur föreningen kan en medlem tex bli avstängd från förtroendeposter och / eller få sin rösträtt indragen.
Paragraf 12 är ett tillägg till paragraf 11 som ger vissa andra alternativ till uteslutning för medlemmar som misskött sig. Ibland kan en person skada föreningen genom att inte göra det arbete han utsetts att göra. Han har då inte motarbetat föreningen aktivt men ändå skadat den. I ett sådant fall kan tex avstängning från förtroendeposter (dvs medlemmen får inte sitta i styrelsen, som gruppledare eller på andra ansvarsfyllda poster) vara mer lämpligt än avstängning. Naturligtvis kan sådana "domar" upphävas om personen ifråga bättrar sig.

§13 Varje medlem äger en röst-, yttrande- och förslagsrätt. Om någon röstberättigad person föreslår votering eller sluten votering skall sådan verkställas. Vid medlemsmöten och styrelsemöten fattas vanligen beslut med enkel majoritet.
Varje medlem har rätt att rösta om de inte på ett eller annat sätt misskött sig och fått rösträtten indragen. Man har dock alltid rätt att säga sin åsikt eller ge förslag. Om en medlem vill göra en omröstning sluten, dvs hemlig röstning med tex lappar, ska röstningen ske slutet.

§14 Medlemmar har även möjlighet att rösta per post eller ombud med skriftlig fullmakt. Poströster sprättas då av rösträknarna på mötet.
Medlemmar kan rösta via post eller ombud om de så önskar. Detta kräver dock att de är frånvarande vid omröstningen. Detta gör att man kan rösta fastän man är sjuk eller bortrest.

§15 Medlemmen:

• har rätt att deltaga i möten och andra sammankomster som anordnas för föreningens medlemmar. Medlemmen har dock inte automatiskt rätt att vara på spelmöten anordnade av andra medlemmar och kan sålunda utestängas därifrån.
• har rätt till fortlöpande information om föreningens angelägenheter.
• skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats i vederbörlig ordning av organ inom föreningen
• har inte automatiskt rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen.
• skall betala den medlemsavgift som beslutats av årsmötet.
• har yttranderätt, förslagsrätt och rösträtt om hon har betalt medlemsavgiften.

§16 Medlemskort är personligt och får inte utlånas eller överlåtas.
Medlemskorten gäller naturligtvis bara för en person och får därför inte lånas ut eller ges bort till en annan än innehavaren.

§17 Hedersmedlem är befriad från medlemsavgifter.
Hedersmedlemmar ska inte behöva betala ett öre för sin titel. Se även paragraf 9.

Årsmötet

§18 Föreningens högsta beslutande organ är dess årsmöte. När det inte är samlat delegeras dess beslutanderätt till föreningens styrelse och medlemsmöten. Årsmöte samlas vid någon gång under tidsperioden tredje helgen i januari till mars utgång. Det får dock varken infalla under sportlov och påsklov. Det får inte heller infalla i veckosluten i samband med nämnda ledighetsperioder. Styrelsen kallar till årsmötet. Kallelse skall utgå minst 2 veckor i förväg, 3 rekommenderas.
Här står hur och när årsmötet hålls. Vidare säger paragrafen hur man kallar till mötet.

§19 Årsmötet skall nominera kandidater till distriktsstyrelsen och välja till föreningens egna hedersuppdrag (ej valberedning). Valberedningen skall ha förslag till alla poster utom valberedningens egna.
På årsmötet skall man utse personer som skall representera föreningen i bland annat distriktet.

§20 Föreningens medlemsavgift fastställes av årsmötet för nästkommande år under beaktande av stat/kommuns/riksorganisations riktlinjer.
Föreningens medlemmar ska besluta hur mycket som skall betalas i avgifter per år på årsmötet. Man bör dock ta hänsyn till vad olika myndigheter kräver som minimiavgift annars riskerar man att bli av med vissa saker såsom lokaler och bidrag.

§21 Vid årsmötet förekommer följande ärenden:

• Upprop och fastställande av röstlängd på mötet
• Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt
• Fastställande av dagordningen
• Val av ordförande, sekreterare, två justerare och två rösträknare för mötet.
• Genomgång av verksamhets-, ekonomisk- och revisors-berättelse.
• Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen gällande det gångna verksamhetsåret.
• Fastställande av medlemsavgifter.
• Fastställande av verksamhetsplan samt budget för kommande året.
• Val av
  • föreningens ordföranden.
  • föreningens kassör.
  • övriga ledamöter och dess poster.
  • revisor jämte suppleant för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens medlemmar deltaga.
  • tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall vara sammankallande.
• Behandling av förslag inlämnade till styrelsen minst 21 dagar före mötet (35 om ärendet är av ekonomisk eller stadgeändrande karaktär.
• övriga frågor.

Medlemsmöten

§22 Till andra beslutsmässiga medlemsmöten kallas alla medlemmar i god till före mötet, dvs minst en vecka. Det är styrelsens uppgift att kalla till möten.
Här står hur andra möten är årsmötet skall gå till.

§23 Styrelsen får kalla föreningens medlemmar till extra möte, om sådant möte behövs. Vidare är styrelsen skyldig att kalla till extra möte när revisorn med angivande skäl skriftligen så kräver, eller när det för angivet ändamål begärs av minst en tiondel av föreningens röstberättigade medlemmar. Underlåter sig styrelsen att inom 14 dagar kalla till mötet, får den som krävt mötet kalla till detta. Kallelse jämte dagordning för extra möte översänds senast 7 dagar före mötet till medlemmarna. Vid extra möte får endast i dagordningen upptaget ärende avgöras.
Det här är en extremt viktig paragraf som säger när man får kalla till extramöten. Om ett antal medlemmar vill kalla till ett möte kan de begära att styrelsen ska göra det. Om de själva gör det är inte mötet giltigt och kan varken besluta eller genomföra något. Skulle styrelsen anse att anledningen till mötet inte är stark nog kan de vägra kalla till det för att spara föreningens pengar (att kalla till ett möte med hundra medlemmar kostar ungefär 300-450 svenska kronor i 1992 års penningvärde). Om sådant sker kan de medlemmar som ville ha mötet efter två veckor själva kalla till mötet om de fortfarande är intresserade att kalla till det. Kostnaderna får de medlemmarna som kallar ta ur egen ficka. Detta möte är då giltigt om alla medlemmar fått en kallelse och styrelsen sagt att de inte kallar själva. Detta gör att medlemmarna kan kalla till ett möte för att ersätta en styrelse som inte gör sitt jobb.

§24 Frågor av betydelsefull ekonomisk art eller gällande styrelsesammansättningen får endast behandlas om de står på kallelsen.
Man får inte avgöra och besluta om saker av betydelsefull ekonomisk art eller de som gäller styrelse sammansättningen om dessa inte står nämnda i kallelsen. Allt för att man inte ska kunna kalla till ett möte där man säger sig diskutera om hamstrarnas framtida överlevnad under polarkalotten för att istället spendera föreningens tillgångar.

Styrelsen

§25 Styrelsen har nio ordinarie medlemmar, ordförande, vice ordförande, kassör, vice kassör, sekreterare, vice sekreterare och tre ledamöter. Till styrelsen finns två suppleanter. Suppleanterna är inte personliga. Föreningens revisor skall däremot ha en personlig ersättare. En person kan inte besitta mer totalt en post inom styrelsen, revisorn och valberedningen.
Fördelningen av förtroendeposterna står nämnda här.

§26 Årsmötet utser styrelsen. Ett korrekt kallat medlemsmöte där styrelseändringen påpekas i kallelsen kan ändra styrelsesammansättningen. Förslagen till ändring behöver inte stå i stadgarna. Det krävs dock minst þ majoritet för att ändra styrelsesammansättningen mot styrelsens vilja.
Här berättas hur man ändrar på styrelsens sammansättning.

§27 Ordinarie ordförande och ordinarie kassör väljes på två år, övriga styrelsemedlemmar väljes på ett år. Ordinarie ordförande väljes udda år och ordinarie kassör väljes jämna år.
En ganska praktisk paragraf som gör att åtminstone ordförande eller kassör sitter kvar ett år till och gör att styrelsearbetet inte lamslås varje år då den nya styrelsen tillträder på grund av att man inte hunnit "gå in skorna" än.

§28 På styrelsemöten har nio styrelsemedlemmar rösträtt och hela styrelsen (inkl. suppleanter), gruppledare, valberedning, revisor och adjungerade personer äger yttrande och förslagsrätt. Alla dessa personer kan dessutom reservera sig mot förslag.
Alla har tillträde till styrelsemöten som adjungerande personer men för att det inte skall finnas alltför många personer på ett möte bör normalt bara gruppledarna eller andra representanter för olika intressegrupper inom föreningen komma till ett möte.

§29 Styrelsens uppgift är att driva föreningens verksamhet i enighet med dess stadgar, sköta dess medlemsregister, sköta föreningens ekonomi, ansvara för brev till medlemmarna och kallelse till årsmöte. Styrelsen avgör inom sig vem/vilka, som ska teckna föreningens namn. Ett sådant avgörande skall vara tidsbegränsat. Styrelsen kan även inkalla tillstånd att teckna föreningen. Den fd tecknaren skall i sådant fall underrättas.
Här står det allmänt vad styrelsen har för uppgifter gentemot myndigheter, förening och dess medlemmar.

§30 På årsmöten väljs en valberedning bestående av tre medlemmar, varav en kallande. Valberedningen har till uppgift att till årsmötet komma med förslag på villiga och dugliga medlemmar att besätta styrelsens poster, gruppledare, revisor och representanter i distriktsstyrelsen.
Valberedningen är en grupp medlemmar som ger förslag på vilka andra medlemmar som kan vara lämpliga för arbete och förtroendeposter inom föreningen.

§31 Ordföranden är föreningens officielle representant. Ordföranden leder styrelsens förhandlingar och arbete samt övervakar att såväl föreningens stadgar, andra bestämmelser som för föreningen regler och beslut efterlevs. Har ordföranden förhinder träder vice ordföranden in i ordförandens ställe.
Dessa tre nästa stadgar berättar vilka uppgifter ordförande, kassör respektive sekreterare har. Dessa är ganska självklara men för att inga missförstånd skall ske har vi noggrant plitat ner dessa.

§32 Kassören har till uppgift att:

• tillse att medlemmarna betalar föreskrivna avgifter.
• tillse att föreningen söker bidrag från stat, kommun och andra organisationer som finns att få.
• driva in fodringar och verkställa utbetalningar för föreningen samt se till att det finns verifikationer för detta.
• svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra kassabok över föreningens räkenskaper.
• i förekommande fall lämna särskild uppgift, upprätta deklaration samt lämna arbetsgivare- respektive kontrolluppgifter.
• årligen upprätta balans- och resultaträkningar.
• föra medlemsmatrikel och inventarieförteckning.
• utarbeta underlag för budget.

§33 Sekreteraren har till uppgift att:

• förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten.
• föra protokoll över styrelsens sammanträden.
• registrera och om styrelsen så bestämt förvara skrivelser.
• tillse att fattade beslut genomförs.
• om ordföranden inte bestämmer annat underteckna utgående skrivelser och förvara kopior på dessa.
• ta hand om föreningens utskick.
• årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse.

§34 I övrigt fördelas arbetsuppgifterna bland styrelsens ledamöter enligt styrelsens bestämmande.
I de fall där uppgifter inte automatiskt tillfaller någon ska styrelsen fördela dessa på sina styrelsemedlemmar enligt bestämmande.

Verksamhetsår

§35 Föreningens verksamhetsår är från 27 december till 26 december.
Här beskrivs under vilken period som föreningen arbetar och när medlemsskapen går ut.

Avregistrering och uteslutning

§36 För uteslutning fordras kvalificerad majoritet (66%). Se även paragraferna om medlemmen.
Återigen den paragraf som inte borde användas. Se vidare på paragrafer 6 till 17.

Stadgetolkning & stadgeändring

§37 Stadgeändringar kan ske genom beslut med enkel majoritet vid ett årsmöte eller två efter varandra följande medlemsmöten. Förslaget till stadgeändring skall i samband med möteskallelsen ha tillställts medlemmarna.
Man kan ändra på stadgar om man märker att de är opraktiska, inte fungerar längre eller behöver förtydliganden. Hur man ska gå till väga finns förklarat här.

§38 Vid oklarheter i stadgarna gäller styrelsens tolkning tills en ändring eller förklaring gjorts.
Om något finns i stadgarna som ger upphov till tvister angående dessa ska styrelsen göra ett förklarande beslut som gäller tills ändring kunnat ske.

Upplösning

§39 Föreningen upplöses när ett årsmöte och ett efteråt speciellt kallat upplösningsmöte så beslutar. Om det dock finns 33% eller minst 15 personer som vill driva föreningen vidare så fortgår den. De 33% måste dock vara minst 15 personer. I ett sådant beslut skall ingå hur föreningens ekonomi ska avslutas.
En av de stadgar som man helst vill bortse från. Trots att en förening fungerar idag kan den gå omkull imorgon och därför måste man vara beredd. Om minst en tredjedel eller femton personer (vilket av det som är större) vill driva vidare föreningen fortlever den, annars ska man på ett möte avsluta ekonomin och dör besluta vad som händer med föreningens tillgångar.